ChatGPT, Copilot, Gemini e altri strumenti AI possono essere già utilizzati da dipendenti, collaboratori o reparti aziendali. Il rischio non è solo tecnologico: è organizzativo, documentale, privacy, riservatezza e controllo degli output.
AI Act Policy Kit è un assessment operativo che genera una prima base documentale: report, policy interna, checklist dipendenti, registro strumenti AI e procedura per valutare nuovi tool.
Assessment guidato · Documenti Word ed Excel modificabili · Pagamento sicuro tramite Stripe
Molte aziende introducono l'intelligenza artificiale in modo informale: un dipendente usa ChatGPT per scrivere testi, un reparto usa Copilot per analizzare documenti, un consulente usa strumenti AI per bozze, report o contenuti. Senza regole interne, però, l'azienda può perdere il controllo su dati, responsabilità, output e strumenti utilizzati.
L'azienda potrebbe non sapere quali strumenti AI vengono usati, da quali reparti e per quali finalità.
Clienti, contratti, offerte, documenti interni o informazioni non pubbliche possono essere inseriti in tool non autorizzati.
Testi, email, pareri, analisi, offerte o contenuti generati con AI possono essere usati verso clienti, dipendenti o pubblico senza verifica umana.
L'utilizzo di account personali rende più difficile controllare dati, accessi, cronologia, policy di conservazione e responsabilità.
Senza regole scritte ogni persona decide autonomamente cosa inserire, cosa chiedere all'AI e quando usare l'output.
In caso di contestazioni, audit, richieste di clienti o verifiche interne, l'assenza di policy, registro e procedure diventa un punto debole.
Il Regolamento UE 2024/1689 definisce un quadro europeo sull'intelligenza artificiale fondato su un approccio basato sul rischio. Non tutti gli usi dell'AI sono equivalenti: alcuni sono vietati, altri possono rientrare in scenari ad alto rischio, altri richiedono trasparenza, controllo umano, AI literacy e presidi organizzativi proporzionati. Il regolamento introduce inoltre obblighi progressivi per le organizzazioni e, nei casi previsti, un sistema di sanzioni amministrative.
Per molte PMI e studi professionali il primo passo concreto non è costruire subito un sistema di compliance complesso, ma iniziare a documentare l'uso interno dell'AI: strumenti, finalità, dati trattati, ruoli, istruzioni, controllo umano e criteri di approvazione.
Il Regolamento UE 2024/1689 richiede attenzione all'alfabetizzazione AI: chi utilizza strumenti AI deve ricevere istruzioni adeguate rispetto al contesto, ai rischi e al tipo di utilizzo.
Serve distinguere usi ordinari, usi sensibili, output verso terzi, trattamenti di dati personali e possibili scenari ad alto rischio, in coerenza con la logica del regolamento europeo.
In alcuni casi l'uso di sistemi AI o contenuti generati o modificati con AI può richiedere specifici obblighi informativi verso dipendenti, clienti o pubblico.
L'organizzazione deve evitare che output AI non verificati incidano su clienti, dipendenti, decisioni interne o contenuti pubblici.
Policy, registro strumenti, procedure e responsabilità interne aiutano a dimostrare un approccio ordinato e non improvvisato.
È utile chiarire chi può usare determinati strumenti, chi approva gli impieghi più sensibili e chi verifica il rispetto delle regole interne.
Il Regolamento UE 2024/1689 non riguarda soltanto i fornitori di tecnologia. Anche le organizzazioni che utilizzano sistemi AI possono trovarsi nella posizione di dover presidiare ruoli, dati, finalità, trasparenza, controllo umano e istruzioni alle persone che usano strumenti AI. L'assenza di regole interne non è automaticamente una violazione, ma può diventare un punto critico in caso di contestazioni, audit, richieste di clienti, verifiche interne o utilizzi impropri.
L'AI Act prevede un sistema di sanzioni amministrative per determinate violazioni, con importi potenzialmente rilevanti nei casi più gravi. Il kit non elimina il rischio, ma aiuta a iniziare a documentare presidi minimi: policy, registro, istruzioni e controllo umano.
L'inserimento di dati personali, contratti, dati clienti, segreti commerciali o informazioni non pubbliche in strumenti AI non approvati può esporre l'azienda a criticità anche oltre l'AI Act, inclusi profili privacy, contrattuali e di riservatezza.
Senza policy, registro strumenti, criteri di approvazione e istruzioni scritte, diventa difficile dimostrare di aver adottato un approccio ordinato e controllato all'uso dell'AI.
Output AI non verificati possono generare errori, comunicazioni imprecise, contenuti non autorizzati o decisioni interne non adeguatamente controllate.
Per molte PMI e studi professionali il primo passaggio ragionevole è costruire una base minima: sapere quali strumenti AI vengono usati, chi li usa, con quali dati, per quali finalità e con quali controlli. AI Act Policy Kit serve a partire da questa base, non a sostituire una valutazione legale o tecnica personalizzata.
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Dopo il pagamento compili un assessment guidato. In base alle risposte ricevi un risultato operativo e scarichi un pacchetto documentale modificabile.
Riepiloga profilo, principali criticità, aree da presidiare e priorità operative.
Base modificabile per definire regole aziendali sull'uso di strumenti AI.
Istruzioni pratiche su cosa fare e cosa evitare prima, durante e dopo l'uso di AI.
File per mappare tool, reparti, finalità, dati trattati, controllo umano e stato di approvazione.
Indicazioni operative su account, prompt, dati inseriti e verifica degli output.
Schema per approvare, limitare o vietare nuovi strumenti AI prima del loro utilizzo.
Documento per richiamare l'attenzione su dati personali, segreti aziendali e informazioni confidenziali.
Il kit è particolarmente utile se rispondi "no" o "non lo so" ad alcune di queste domande.
AI Act Policy Kit non è un audit, non è una certificazione, non è una classificazione legale definitiva dei sistemi AI e non costituisce parere legale. È una base operativa iniziale per iniziare a ordinare l'uso dell'AI in azienda, da adattare alla specifica realtà organizzativa.
Assessment, report, registro strumenti AI e documenti modificabili per introdurre una prima governance interna dell'AI.
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